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Guía del Proceso de Acreditación
EL PROCEDIMIENTO DEL COMITÉ DE AUTO-ESTUDIO

  1. El Coordinador sirve como soporte para los Comités y se reúne regularmente con el Comité de Coordinación

    Durante el estudio que la institución hace de sí misma, el Coordinador ayuda a los comités a comprender los procedimientos y requisitos, a establecer horarios, asiste en la organización para la recolección de información y en la solución de dificultades. El Coordinador mantendrá regularmente reuniones con el Comité de Coordinación para discutir problemas, preocupaciones y progresos; y para revisar los borradores del informe del auto-estudio. Es de suma importancia que todos los miembros del Comité de Coordinación lean el informe completo, buscando las tendencias generales de la institución en cuanto a puntos fuertes y áreas que necesitan mejoramiento.

  2. Los Comités siguen direcciones específicas en el proceso del auto-estudio

    A continuación de la completa orientación del personal, se espera que el presidente de cada comité reciba instrucción sobre el procedimiento del comité de estudio de sí misma. Después de distribuir los materiales apropiados, cada presidente dirigirá a los miembros de su comité en este procedimiento. El mismo cumplirá los siguientes pasos.

    1. Analizar Norma(s) y Componentes

      Reunirse como comité para analizar la(s) Norma(s) asignada(s) además de todos los componentes. El proceso que se sugiere se describe de este modo: -

      • Leer cada Norma con sus Componentes e Indicadores Típicos asociados.

      • Considerar un Componente a la vez, identificando las ideas y los temas críticos bajo estudio en las declaraciones de los componentes e indicadores típicos. Identificar las ideas principales de cada componente sobre las cuales hará la evaluación.

      • Usar estas ideas (temas para estudiar) como guías para identificar la información a reunir mientras el área se compara con la Norma.

      • Identificar los procedimientos (por ejemplo, encuesta, observación, entrevista y documentación) que se usarán para reunir la información, y designar responsabilidad destinada a la recolección de datos.

      • Determinar las presentaciones que estarán disponibles para que el Comité de Visitación la examine.

    2. Recolección de información

      Reunir información y datos comprobados sobre el programa de estudiol, y comparar lo averiguado con los tópicos en los componentes e indicadores típicos. Una clave para el éxito del auto-estudio depende de lo bien que se realice este paso. Es importante recoger información para comprender la instrucción real que los estudiantes reciben y la operación de la institución como un todo. Esto provee una valiosa comprobación de la validez de las opiniones y es esencial si las conclusiones del comité van a ser más que solo especulaciones. Los métodos de recolección de información y tipos de datos incluyen:

      • Observar las lecciones que los instructores están entregando y la naturaleza de la participación del estudiante en las actividades del aula. (Las visitas al aula pueden ser uno de los aspectos más valiosos del auto-estudio.)

      • Entrevistar a los estudiantes acerca de sus cursos de estudio.

      • Examinar planes de curso y materiales instructivos.

      • Revisar muestras de tareas académicas hechas por estudiantes.

      • Revisión de documentos de la institución tales como la constitución y los estatutos; leyes; registros del estudiante; cursos que se ofrecen; declaración de metas y objetivos; procedimientos; actas de reuniones del profesorado, departamentos, directiva estudiantil, y gobierno institucional y documentos relacionados con las finanzas (especialmente aquellos que indican tendencias.)

      • Discutir asuntos con los administradores, profesorado, personal, estudiantes y otros.

      • Revisar los resultados de cuestionarios y encuestas.

      • Reflexión personal.

    3. Identificar los puntos fuertes y las áreas que necesitan mejoramiento

      Reunirse las veces que sea necesario para evaluar toda la información y las percepciones, identificando puntos fuertes evidentes y áreas que necesitan mejoramiento por cada componente.

    4. Analizar y resumir lo que se ha averiguado.

      Una vez que los miembros de los comités han reunido la información necesaria, están listos para discutir las comparaciones que encuentran entre la institución y sus programas y la(s) norma(s). Los resultados de estas discusiones son el fundamento para el informe del auto-estudio que la institución hace y constituyen el punto inicial para el diálogo con el Comité de Visitación y el principio del proceso de mejoramiento. Se debe hacer el esfuerzo para identificar la raíz de los problemas, especialmente aquellos del ámbito de la capacidad de la institución para mejorar los recursos con que cuenta; esta es la clave para un auto-estudio significativo. Se hacen intentos para llegar a un acuerdo, pero se reconocen opiniones diferentes sobre asuntos importantes y se registran durante la discusión y en el informe escrito.

      Basándose en estas comparaciones, el comité decide cuales son los principales puntos fuertes y las áreas que deberían recibir la mayor prioridad para el mejoramiento. Además, el comité evalúa el impacto del progreso que se ha hecho para responder a las recomendaciones e indicaciones de las visitas previas por acreditación de la ATAL, si es que las hubo. Estas distinciones serán cruciales tanto en el enfoque de los esfuerzos de mejoramiento de la institución y el del Comité de Visitación. Los miembros del comité deberían estar preparados para discutir con el Comité de Visitación las comparaciones entre la institución y la(s) Norma(s), y la evidencia de apoyo.

      Resumir la discusión escribiendo para cada una de las Normas las secciones siguientes:

      • Un resumen sobre cómo la institución se compara con los Componentes de la(s) Norma(s).

      • Los principales puntos fuertes (2-4) de la institución con relación a la Norma

      • Las áreas principales que necesitan mejoría (2-4) con relación a la Norma

      (Véase Apéndice D para ejemplos.).

    5. Desarrollar planes de acción

      Desarrollar y escribir paso a paso un plan de acción para cada área de prioridad identificada que necesita mejoramiento. Esto incluye: quién estará comprometido con cada paso, un calendario y un medio para evaluar el progreso. Los planes de acción deberán consistir básicamente en mejoras que la institución verdaderamente pueda implementar. Los planes de acción tendrán que ser integrados a los procesos de mejoramiento ya establecidos por la institución, incluyendo tanto asuntos curriculares como aquellos globales de la institución.

      Todos los PLANES DE ACCIÓN incluyen:

      • Una declaración del área de mejoramiento

      • Pasos específicos que se tomarán

      • Quién estará involucrado con cada paso

      • Un calendario para el cumplimiento de cada paso

      • Maneras de evaluar el progreso

      Planes de acción para normas específicas: Cada comité, responderá por una norma específica, normalmente escribe de 1 a 3 planes de acción basados en las áreas de prioridad que necesitan mejoramiento. Estos planes de acción se incluyen en el informe del auto-estudio.

      Planes de acción a escala global: El Comité de Coordinación indica, en esta sección del informe, cualquier área de prioridad a escala global de la institución que necesita mejoramiento y la implementación de los planes de acción correspondientes. Después de la visita, el Comité de Seguimiento facilita el desarrollo y la implementación de los planes de acción correspondientes a las recomendaciones (incluidas las indicaciones) a escala global de la institución. En el Apéndice E se muestran ejemplos de planes de acción.

  3. Redactar el Informe del Auto-estudio

    Cada comité del auto-estudio contribuye con uno o más capítulos a este informe (uno por cada Norma.) El Comité de Coordinación combinará los diversos capítulos en un informe unificado y organizará los otros artículos a incluirse: título de página, contenido, datos generales, y cualquier apéndice pertinente. El texto pocas veces podrá exceder las 100 páginas escritas a máquina. Los informes más extensos deberían ser analizados para determinar si la documentación, que corresponde ubicarse en un apéndice, está incluida equivocadamente en el texto.

    Evitar las reiteraciones hasta donde sea posible y mantener un estilo consecuente en todas sus partes. No repetir el material declarado bajo una norma si este se encuentra en otra. Debido a que las normas son la base para la comparación en este estudio, los puntos fuertes y las áreas que necesitan mejoramiento deben estar relacionados a estas. Las áreas que necesitan mejoramiento deberían concentrarse, primordialmente, en aquellas cosas que pueden lograrse, ya sea por departamentos o a escala global de la institución, según los recursos existentes.

    Deberán remitirse a la oficina de la ATAL y al Comité de Visitación seis copias del informe final, incluyendo apéndices, según lo determinado por el Director Ejecutivo. Es preferible que el informe venga en una carpeta de hojas perforadas o con sus hojas sujetas por un espiral. El informe debe enviarse por lo menos 60 días antes de la visita del Comité.

    En el Apéndice D aparece un ejemplo del formato que se sugiere para el informe.

  4. Revisar el Borrador del Informe del Auto-estudio

    Todos los miembros del comité deben revisar el informe del borrador del auto-estudio, ya sea individualmente o juntos, con respecto a las preguntas siguientes:

    1. ¿Considera el informe todas las ideas importantes contenidas en las normas y los componentes?

    2. ¿Hay evidencia que la información reunida, sobre la cual se basan las conclusiones, es apropiada?

    3. ¿Son los planes de acción realistas?

  5. El Coordinador Entrega el Informe del Auto-estudio Después de la Revisión del Comité de Coordinación.

    El Coordinador cuenta con un número adecuado de copias y las distribuye como sigue:

    1. Seis copias para los miembros del Comité de Visitación y la ATAL (especificado por el Director Ejecutivo.)

    2. Copias para uso de la institución solamente.